第一章 总  则

第一条 为规范和加强北京市慈善基金会（以下简称“基金会”）项目管理，实现项目管理与运行的合法、规范和高效，充分维护捐赠人、受益人、基金会的合法权益，根据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《慈善组织信息公开办法》《慈善组织公开募捐管理办法》等法律法规和基金会章程规定，结合基金会实际工作情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于基金会拟设立项目和已设立项目的实施管理。项目的设立必须符合基金会宗旨，按照基金会业务范围开展公益活动，项目实施坚持公益性和可持续性原则。

第三条 本办法所称重大项目，指符合基金会章程规定、属于重大事项管理范围的项目，其立项、变更、预算调整等须按章程及本办法规定履行相应决策程序。

第二章 分工与职责

第四条 理事会是基金会项目管理的决策机构，秘书处是基金会项目管理的领导机构，并提出项目方案报理事长办公会和理事会审定通过后组织实施。

第五条 理事会在项目管理中的职责包括：

（一）审议、批准基金会年度工作计划；

（二）审议、批准机构项目战略规划及其调整的动议；

（三）审议、批准《北京市慈善基金会项目管理办法》。

第六条 秘书处在项目管理中的职责包括：

（一）在理事会领导下，负责落实项目发展战略；

（二）组织制订年度项目计划，检查项目执行情况；

（三）审批项目的立项、实施、调整、中止、结项；

（四）分析、研究和解决项目管理中的重要问题；

（五）构建并不断完善基金会的项目管理体系。

第七条 秘书长负责落实理事会和理事长办公会的决议，对项目起到统筹协调、合规把控的监督管理，主要职责如下：

（一）按照基金会发展战略，牵头拟订和落实项目发展规划；

（二）对项目的立项、实施、调整、中止、结项进行统筹把关；

（三）定期召开项目管理会议，检查项目进展情况，及时协调解决执行中的难点问题；

（四）定期向理事会、理事长办公会报告项目整体运营情况，接受监督，听取指导意见并落实；

（五）牵头修订完善项目管理办法及配套制度，推动项目管理规范化、标准化。

第八条 项目归口部门在秘书长的领导下，按照基金会发展战略，对基金会项目进行组织实施和管理，主要职责包括：

（一）开展项目前期调研，对项目进行具体的策划、设计和规划；

（二）制定详细的项目执行计划、实施方案及项目操作手册，对项目实施的全过程进行管理；

（三）严格按批准的执行计划推进项目落地，监督项目活动与方案的一致性，定期汇总项目进展数据，形成阶段性工作报告；

（四）编制项目结项报告，组织开展内部验收工作；

（五）将项目信息完整、及时的录入至项目管理系统中；

（六）负责项目档案管理工作；

（七）按要求编制项目信息披露材料，配合信息公开部门及时、准确向社会公开。

第九条 财务归口部门为项目提供支持服务与监督，防范项目财务风险，主要职责包括：

（一）编制年度项目预算；

（二）参与项目立项论证，对项目资金需求的合理性、可行性进行评估，确保预算编制符合各项规定；

（三）建立项目资金专项核算体系，按项目单独建账、独立核算，准确归集项目收支，确保财务数据与项目执行进度同步；

（四）严格按照批准的项目预算及捐赠协议约定，办理资金拨付、支付手续，审核支出凭证的真实性、合法性、完整性，确保资金专款专用，杜绝截留、挤占、挪用公益资金；

（五）项目结束后，组织开展财务结算工作，核对项目总收支、结余资金或缺口；

（六）配合第三方审计机构（或内部审计）开展项目财务审计，提供完整的财务凭证、账簿、报表等资料；

（七）按照理事会、理事长办公会的要求，配合项目归口部门编制项目财务报告；

（八）按要求编制项目财务信息披露材料，配合信息公开部门及时、准确向社会公开；

（九）妥善保管项目财务档案（预算方案、资金拨付凭证、决算报告、审计报告等），确保档案的完整性。

第十条 基金会其他部门按照岗位职责提供信息化建设、行政管理、品牌传播等方面的支持工作。

第三章 项目类型

第十一条 基金会项目主要类型如下：

（一）自主执行项目。该类项目由基金会组建专属团队，全程自主完成项目设计、落地及管控；

（二）委托资助项目。通过遴选合规的外部机构，签订协议委托其执行项目，基金会负责监督考核；委托资助项目应当通过公开遴选、比选或竞争性方式确定合作方；项目管理人员与合作方存在利害关系的，必须回避；

（三）混合执行项目。该类项目部分核心环节由基金会自主运作，其余环节委托外部合作方配合。

第四章 组织与实施

第一节 立项申请与审批

第十二条 项目立项需经过项目立项申请和立项审批等流程。项目实行双负责人制，一名为项目主负责人，承担全面管理责任；一名为项目协同负责人，负责执行与合规监督。

第十三条 项目立项申请。

项目立项申请可分为内部立项申请和外部立项申请两种形式。

内部立项是指，由我会根据受益人需求、社会发展及机构发展方向提出项目立项动议。

外部立项是指，由捐赠方、合作方、受益人等向我会提出项目立项建议。

第十四条 项目归口部门提出立项申请时，必须编制规范的《项目立项书》（附件一）。

第十五条 项目归口部门论证后提出立项申请，立项申请必须经法务进行合规性审查，出具书面意见后报秘书长审定，报理事长办公会研究决定是否立项。

第二节 项目实施与管理

第十六条 经理事长办公会研究确定立项后（附件2），项目负责人根据立项意见细化形成项目执行方案，并组织项目实施、检查、评估及修正，及时向秘书长通报项目执行过程中发生的问题和变化。

第十七条 基金会对项目实施全过程进行监管，包括执行项目实施方案、项目实施效果、项目受益人受益情况、项目资金使用、项目物资采购、项目资料、项目审计、项目评估、项目宣传和项目信息公开等。

第十八条 项目负责人在项目执行过程中，应当主动问询、听取捐赠人对项目执行和经费使用相关的意见和建议。

第十九条 如项目需要志愿服务的，应按照《北京市慈善基金会志愿者管理制度》做好志愿者招募和管理工作。

第二十条 基金会项目因捐赠方提出调整、变更项目实施方案时，应及时向基金会项目归口部门提交书面申请。待双方协商并取得一致意见后方可按变更后的方案执行；因基金会遇到重大变化和费用科目重大调整的，应当及时书面报告重大变化原因，经秘书长审核通过后，及时向捐赠人告知并获得捐赠人同意，根据涉及的金额，按照基金会的审核签批流程层级审批后再执行。

第二十一条 重大项目、资助额度较高的项目，应当引入第三方机构开展独立评估，评估报告作为结项依据。

第三节 项目中止

第二十二条 因国家政策、捐赠市场和项目受益人需求变化及出现不可抗力等原因，造成无法继续推进项目时，须中止该项目。

第二十三条 项目是否中止以及项目的中止方案须由理事长办公会研究决定。

第二十四条 项目中止涉及的人员调整、资金决算等，由项目归口部门与相关职能部门负责。

第二十五条 项目中止后，未使用资金应当原路退回捐赠人或转入同类公益项目，由财务归口部门办理结算并归档。

第二十六条 项目归口部门须做好中止项目的善后管理工作。项目中止方案、做出中止项目决策的相关会议文件必须作为项目档案保存。

第四节 项目结项

第二十七条 项目实施后，项目目标已完全实现，资金拨付完毕时,项目进入结项阶段，并形成《项目结项报告》，主要内容包括：

（一）项目总结：项目设立的原因及背景、项目目标及内容、项目资金的收入和支出、受益人数、项目目标实现程度、项目遗留问题与解决办法；

（二）项目结项的判断条件与依据；

（三）项目专项评估；

（四）项目资料存档；

（五）项目后续安排，包括：剩余资金处理、合作伙伴维护与反馈、结项公示等。

第二十八条 项目结项时，项目结余资金按照捐赠协议约定执行；无约定的，由基金会统一用于同类公益项目，并向捐赠人书面告知，履行信息公开义务。

第二十九条 项目结项工作原则上在满足上述条件后2个月内完成。跨年度执行的项目应提交年度项目总结报告。

第三十条 项目结项，需逐级审批。

第五节 项目资金拨付管理

第三十一条 基金会项目资金拨付实行分期付款管理，所有项目合作协议、服务协议、采购协议等涉及项目开支的合同文本，均需按本条款明确付款节点与比例，确保资金安全、规范使用。

第三十二条 项目资金分期付款标准：

（一）项目单项开支金额1万元（含）至10万元（不含）的，协议中必须约定两期付款：首款70%，待项目阶段性验收合格后支付尾款30%，尾款支付后合作方应在规定时间内反馈尾款使用情况及结项报告。

（二）项目单项开支金额10万元（含）以上的，协议中必须约定三期付款：首款不低于40%，项目中期验收合格后支付中期款30%，项目终验合格后支付尾款30%，具体比例可在合规前提下结合项目实际微调，但需经秘书长审核同意。

第三十三条 项目资金拨付前，需由项目归口部门提交验收报告、进度说明等材料，经财务归口部门审核，按基金会签批流程审批后，方可办理付款手续。

第三十四条 因项目特殊性质无法按上述分期付款执行的，须由项目归口部门提交书面说明，经秘书长审批，理事长办公会审议通过后，可例外执行，并将审批文件归入项目档案。

第六节 新增重大项目审批

第三十五条 本办法所称新增重大项目，是指超出基金会年初经理事会审议通过的年度项目计划与预算，新设立、新增立项或追加预算的项目。

第三十六条 新增重大项目在履行本办法第四章第一节立项申请与审批程序基础上，必须额外履行以下审批程序：

（一）项目归口部门完成立项论证与《项目立项书》编制；

（二）财务归口部门对新增预算、资金来源进行专项审核并出具意见；

（三）秘书长审核通过后报理事长办公会审议；

（四）超基金会重大项目资金规模的，经理事长办公会审议后提交理事会审议，最终审议通过后方可立项实施；未超基金会重大项目资金规模的，经理事长办公会审议通过后立项实施。

第三十七条 新增重大项目的立项文件、理事会会议纪要、表决记录、预算调整说明等，全部归入项目档案永久保存，并按规定纳入信息公开与审计范围。

第三十八条 因应急救灾、公共卫生事件、重大公益救助等紧急特殊情况，需立即启动新增重大项目的，可由理事长办公会先行决策实施，事后15个工作日内补报理事会审议，并完善档案与程序。

第五章 项目档案管理

第三十九条 项目档案是项目管理的重要组成部分，由项目归口部门负责整理、归档和保管。

第四十条 项目档案内容包括：项目基础资料、受益人资料、财务资料、项目协议、典型事例、照片和影视资料、传播资料和捐赠档案等内容。其中项目基础档案包括立项文件、调整文件、结项文件、评估报告等。

项目档案原则上以保管电子档案为主，纸质档案为辅，相关规定参考基金会档案管理办法。

第六章 信息公开

第四十一条 按照《慈善法》《慈善组织信息公开办法》等规定，以及基金会的《信息公开管理办法》相关规定，在指定平台及官方平台及时向公众披露机构及项目信息。

第四十二条 基金会项目归口部门负责提供项目执行过程数据及信息，财务归口部门负责提供项目财务数据，综合部配合做好宣传和信息公开工作。

第四十三条 基金会及各项目执行单位应尊重捐赠人与受益人的意愿，捐赠人及受益人等当事人不愿公开的相关信息，在遵守法律法规的前提下，基金会及各项目执行单位应进行保密管理。

第七章 附  则

第四十四条 基金会对在项目管理中滥用职权、玩忽职守、弄虚作假、挤占挪用资金的，依规追责；涉嫌违法的，移交有关机关处理。

第四十五条 本办法由北京市慈善基金会理事会负责解释与修订。

第四十六条 本办法于2026年5月19日经第二届理事会第四次会议修订审议后实施。

 

附件：1.《项目立项书》

      2.《项目立项审批单》

      3.《项目结项报告》